Agente de voz IA · Clínicas dentales
La recepción que no dejaescapar una primera visita.
Una recepcionista virtual con IA que contesta al primer tono mientras tu equipo está en el gabinete: agenda primeras visitas y revisiones, informa de tratamientos y mutuas, confirma por WhatsApp y pasa las urgencias a quien toca.
Te sonará
Martes, 10:40. Recepción tiene a un paciente pagando, otro esperando y el teléfono sonando.
La tercera llamada que entra es una primera visita de implantes. Salta el buzón. Esa persona no deja mensaje: llama a la siguiente clínica de la lista de Google, que sí contesta. Multiplica eso por las llamadas que llegan a mediodía, a las 20:30 o el sábado, y tienes el agujero por el que se va una parte importante de la facturación de cualquier clínica dental.
No es culpa de recepción. Es que una persona no puede estar en el mostrador, al teléfono y confirmando citas a la vez. Un agente de voz IA sí.
En qué consiste
Qué hace la recepcionista virtual en una clínica dental
Descuelga siempre, saluda con el nombre de tu clínica y conversa con naturalidad. Si es una primera visita, pregunta el motivo (implantes, ortodoncia, limpieza, dolor), busca hueco con el profesional adecuado y la deja agendada con nombre y teléfono. Si es un paciente que quiere mover su revisión, la cambia. Si pregunta por precios orientativos, financiación o si trabajáis con su mutua, responde con la información que tú le hayas dado.
Cuando detecta una urgencia (dolor fuerte, traumatismo, sangrado) sigue el protocolo que definas: transfiere a recepción o al doctor de guardia, o da la pauta de acudir y avisa al equipo. Y lo que no debe resolver sola (una reclamación, un tema clínico), lo pasa a una persona con el contexto ya recogido. Cada llamada queda en el panel con grabación, resumen y siguiente paso, y la cita confirmada le llega al paciente por WhatsApp.
Qué hace
Lo que resuelve sin que nadie salga del gabinete.
Primeras visitas en la agenda
Motivo, profesional, hueco y datos del paciente. La cita entra en tu agenda y el paciente recibe la confirmación por WhatsApp.
Revisiones, cambios y cancelaciones
Mueve o anula citas y libera el hueco para que recepción lo rellene o la lista de espera lo ocupe.
Tratamientos, precios y financiación
Explica en qué consiste cada tratamiento, da precios orientativos si tú quieres y cuenta las opciones de pago, sin inventar nada.
Mutuas y seguros dentales
Responde si trabajáis con Sanitas, Adeslas, DKV o la que sea, y qué cubre, con tu lista actualizada.
Urgencias con protocolo
Distingue el dolor agudo o el traumatismo y transfiere o avisa según tus reglas. No deja a nadie con dolor en un buzón.
Recordatorios y presupuestos pendientes
Llama o escribe para confirmar la cita del día siguiente y para retomar presupuestos que se quedaron sin respuesta.
Cómo se pone en marcha
En días, con tu información y tu número de siempre.
Trabaja con tu agenda (Google Calendar, Outlook, Calendly) y con los programas de gestión dental habituales (Gesden, Nemotec, Clinic Cloud, Dentalink…): si tienen conexión, la cita entra directa; si no, llega como recado estructurado que recepción confirma en un clic. Confirmaciones y recordatorios por WhatsApp.
Entendemos cómo trabaja tu negocio
Una reunión de 30 minutos: qué os preguntan por teléfono, qué podéis atender y qué no, horarios, precios orientativos y quién se encarga de cada cosa en tu clínica.
Lo configuramos y lo escuchas
Escribimos el guion con tu información, cargamos tratamientos, profesionales, horarios, mutuas y protocolo de urgencias y te enviamos llamadas de prueba. Lo ajustas con nosotros hasta que suena a tu equipo.
Lo conectamos a tu número
Un desvío de llamadas desde tu operadora actual (todas, las que no coges o fuera de horario). Sin aparatos ni cambios en tu instalación. En días, no en meses.
Lo seguimos contigo
Cada llamada queda en el panel con grabación, transcripción y resumen. Los cambios y mejoras van incluidos en la cuota: si algo no lo dice como quieres, se corrige.
Cómo funciona por dentro
Agentes de voz con IA para empresas.
Un agente de voz de Sonora es un sistema de inteligencia artificial que conversa por teléfono con tus clientes en tiempo real. Entiende lo que dicen, responde con voz natural, resuelve dudas, recoge datos y toma decisiones (reservar una cita, derivar a tu equipo, enviar un WhatsApp) siguiendo el guion y las reglas de tu negocio. Funciona tanto en recepción (llamadas entrantes) como en emisión (campañas salientes).
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan antes de empezar.
Respuestas claras antes de empezar. Si necesitas más información, hablemos.
¿Da información médica o diagnostica?
No. Informa de lo administrativo (tratamientos que ofrecéis, duración, precios orientativos, mutuas, horarios) y agenda. Cualquier pregunta clínica la deriva al profesional. Así lo configuramos y así queda grabado en cada llamada.
¿Cómo gestiona una urgencia dental?
Con el protocolo que tú definas. Lo habitual: si hay dolor fuerte, traumatismo o sangrado, intenta transferir a recepción o al doctor de guardia; si no hay nadie, da la indicación que hayáis acordado (acudir a la clínica, teléfono de urgencias) y avisa al equipo al instante por WhatsApp.
¿Funciona con Gesden o con mi programa de gestión?
Si tu programa tiene conexión, la cita entra directamente. Si no la tiene (Gesden no publica una API abierta, por ejemplo), el agente trabaja sobre tu agenda o deja la cita como recado estructurado para que recepción la confirme en un clic. Lo vemos en la primera reunión y te decimos exactamente cómo quedaría en tu caso.
¿Cumple el RGPD con datos de salud?
Sí. El agente solo recoge lo necesario para agendar (nombre, teléfono, motivo), los datos se tratan en la UE con un contrato de encargado de tratamiento, y tú decides cuánto tiempo se conservan las grabaciones y transcripciones.
¿Y si quien llama quiere hablar con una persona?
La transfiere a quien tú digas. Si nadie puede atender en ese momento, toma el recado completo (nombre, teléfono, motivo) y te avisa al instante por WhatsApp con el resumen, para que devuelvas la llamada cuando puedas.
¿Tengo que cambiar de número de teléfono?
No. Desvías tu número de siempre al agente (todas las llamadas, solo las que no coges o solo fuera de horario) o usamos un número nuevo con prefijo local. Tus clientes siguen llamando al mismo sitio.
¿Cuánto cuesta?
Una cuota mensual fija con minutos y mantenimiento incluidos, desde unos 100 € al mes para un uso de recepción, más una puesta en marcha que depende de lo que haya que conectar. Lo explicamos con números en la guía de precios y te damos el tuyo tras una llamada de 20 minutos.
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